TECNOLOGÍAS DIGITALES APLICADAS

A LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN

Por

Hernando Lopera L.

hlopera@caribe.udea.edu.co


INTRODUCCIÓN

En las últimas tres décadas se ha intensificado el desarrollo de las tecnologías digitales para el almacenamiento, procesamiento, búsqueda y recuperación de la información. Este desarrollo tecnológico incide notoriamente en el proceso de organización de las unidades de información. En este escrito se pretende describir las tecnologías digitales que son o pueden ser utilizadas en los procesos de almacenamiento, ordenación, descripción y clasificación, de la información documental en las unidades de información; igualmente, se busca indicar cuáles son las ventajas y desventajas del uso de estas tecnologías para el almacenamiento, recuperación y difusión de la información documental. Se intenta, así mismo, ubicar en nuestro contexto las posibilidades de incorporar estas tecnologías y su incidencia en la preservación y salvaguarda del patrimonio histórico documental de nuestra región.

TECNOLOGÍAS DIGITALES

Las tecnologías digitales consisten en la conversión de información a señales codificadas con base en series de dígitos (ceros y unos), los cuales son interpretados por procesadores electrónicos y almacenados en soportes electromagnéticos (discos duros y disquetes) o soportes ópticos basados en la tecnología láser: Disco óptico numérico (DON), videodiscos, discos compactos (CD-A, CD-ROM), y DVD.

Las principales ventajas de estas tecnologías son la posibilidad de almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información de naturaleza mixta (texto, sonido, imágenes fijas, video) en muy poco espacio, lo cual implica la recuperación precisa y rápida de esa información, el acceso en línea y la fácil y poco costosa reproducción.

Si se comparan las posibilidades y capacidades del soporte en papel con el CD-ROM se encuentran las siguientes características:

Como desventajas de estas tecnologías se han mencionado la fragilidad, inestabilidad y vulnerabilidad de la información digital, la exigencia de ambientes especiales para la producción y la conservación de los soportes, la incompatibilidad de los equipos tecnológicos, el almacenamiento inadecuado sin clasificación ni ordenación previos y sin sistemas de recuperación, y la obsolescencia tecnológica.

El equipo básico para la digitalización de la información se compone de: un computador, un escáner, el software de reconocimiento óptico de caracteres, de proceso y recuperación de datos, reproductora láser, juke-box o unidades lectoras de discos ópticos, e impresora láser.

El proceso de digitalización y grabación sobre un soporte óptico consta básicamente de tres etapas:

  1. Digitalización de la información mediante un escáner que recoge la información: una ráfaga de luz ilumina el soporte impreso (Texto, fotografía, etc.) y los sensores foto-eléctricos traducen las intensidades reflejadas.
  2. Una vez que el texto o la imagen está digitalizada en un formato digital (ASCII, PDF, DOC, BMP, GIF, JPG) pasa al manipulador de datos del sistema.
  3. Almacenamiento de los archivos en un disco óptico por medio de un grabador de discos.

El OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) es una herramienta de software que convierte los caracteres alfanuméricos capturados por medio del escáner en códigos ASCII, con el fin de posibilitar el proceso de indexado de lo que se almacena en el disco óptico. Rojas Panesso advierte que "si se guardan los documentos en bruto, la búsqueda de los documentos sería imposible y causaría mayor daño, como si el documento se extraviara". El reconocimiento óptico de caracteres permite la búsqueda y recuperación del texto digitalizado.

Los tipos de información presentada en los CD-ROM van desde texto completo, información numérica, bibliografías, directorios, catálogos de productos, imágenes, audio, multimedia, software, etc.

Estas tecnologías del disco compacto, integradas a las aplicaciones de procesamiento y recuperación de la información posibilitan la gestión electrónica de documentos, ofreciendo grandes ventajas para las organizaciones, tales como el ahorro de espacio, la velocidad y precisión en la recuperación de la información, seguridad en su preservación y facilidad de reproducción. Algunos estudios indican que mediante los sistemas de gestión integrada de los documentos, las organizaciones han logrado ser más competitivas.

Las principales funciones que pueden abarcar los sistemas de gestión integrada de la documentación son:

APLICACIONES EN LAS

UNIDADES DE INFORMACIÓN

El objeto de la labor bibliotecólogica es la búsqueda, adquisición o localización, y descripción física y analítica de la información documental, para ponerla a disposición de un usuario o investigador específico, quien se va a apoyar en ésta para producir una nueva información o tomar una decisión frente a un problema. Para tales labores, el bibliotecólogo debe conocer y disponer de las herramientas y medios más apropiados, y entre ellos la informática y los computadores se destacan como instrumentos polifacéticos que ofrecen grandes posibilidades para el manejo de la información.

La informática es considerada una disciplina auxiliar como instrumento y como medio en la labor bibliotecológica en todo tipo de unidades de información. Esta tecnología se puede aplicar en diferentes campos, tales como:

Para Rhoads, el uso del computador para almacenar y manejar la información hacen más eficaces y menos costosas las labores bibliotecológicas. Sin embargo, María F. Sánchez, alerta sobre los peligros del almacenamiento óptico de la documentación por la desaparición de los soportes debido a la obsolescencia técnica, lo cual obliga a que la automatización y la creación de bases de datos siempre debe tener presente la migración de los datos a otros nuevos formatos, para evitar que después sea imposible recuperarlos debido a que su soporte ha caducado o que la tecnología utilizada ya no exista. Por ejemplo, informa que aunque los fabricantes afirman que un CD-ROM de buena calidad en su producción podría durar hasta 240 años, pruebas realizadas en el Centro de Investigación Técnica de Finlandia sobre la vida operativa de los discos compactos grabables oscila entre 3 y 28 años, según la marca.

El disco óptico numérico (DON) permite la escritura directa por láser y la sucesiva incorporación de nuevas informaciones por medio de un escáner y un equipo grabador láser. Es un soporte útil para almacenar documentos primarios y representa una alternativa a las tecnología de las microformas en el proceso de almacenamiento de información documental que se había propuesto desde hace unos treinta años como una importante opción, pero con elevados costos.

El tipo de almacenamiento óptico más conocido y que se ha popularizado como medio de edición es el CD-ROM. Mediante sistemas como el CD grabable y el CD-ROM, la digitalización de un conjunto de documentos de una unidad de información es factible en términos de costos, pero sólo cuando se haya establecido una normalización en los aspectos de gestión y tratamiento de los documentos, sin olvidarse de los aspectos técnicos que implica esta labor.

Antonia Heredia Herrera advierte que antes de un proceso de digitalización de una colección hay que tenerla organizada, y debidamente analizada y clasificada. Sin embargo, se debe considerar que, por ahora, los costos de estas tecnologías no permiten un uso extendido en todo tipo de bibliotecas. La misma autora escribe que "para los que creen que el ordenador soluciona todo, conviene advertir, observando lo que se está realizando en otros países, que existe una evidente limitación (períodos cronológicos, series) y los resultados son por el momento también limitados".

Cuando Rojas Panesso se refiere al nuevo concepto de gestión de la información llamado procesamiento electrónico de documentos, enfatiza en la necesidad de una planeación estratégica de la documentación, pues las tecnologías no organizan lo desorganizado, y por lo tanto, las bibliotecas deben invertir en la organización de sus fondos documentales antes de utilizar las herramientas tecnológicas para almacenar y preservar la documentación.

En las organizaciones competitivas, las principales razones que llevan a adoptar los sistemas ópticos de gestión de la documentación son la modernización de la gestión, tanto interna como externa, la normalización de los documentos, la reducción del volumen, la facilidad de acceso y recuperación de la información y el control de la información. Así mismo, se ha indicado que las características de la documentación archivable en disco óptico son: documentación generada por la propia organización, documentación que ocupa un gran volumen y que exige ser conservada, así como la que requiere ser consultada con frecuencia y desde distinto puntos geográficos.

José López Yepes presenta un caso especial de digitalización de las "Actas de las Juntas Generales de Álava", primera base de datos histórica de texto completo en CD-ROM producida en España, en la cual participó un equipo director interdisciplinar y un equipo técnico, quienes llevaron a cabo la digitalización de los textos íntegros de las Actas, desarrollaron un sistema de acceso automático a los temas tratados y produjeron un thesaurus de términos históricos, como producto de la labor documental para la recuperación de la información en la base de datos. Describe López Yepes que la base de datos permite la búsqueda desde diferentes campos, tales como: órganos emisores de las actas, cronología, lugares, signatura topográfica, descriptores, índices onomástico y toponímico. De esta manera se optimiza la preservación de los documentos, su búsqueda, recuperación y reproducción, facilitando a los usuarios e investigadores el acceso a la información histórica de la localidad de Álava.

Otro ejemplo interesante es el de la aplicación del sistema integrado de archivo electrónico de documentos y navegación a través de imágenes mediante el sistema multimedia, aplicado en el Patrimonio Artístico Cultural de la Comunidad de Castilla - La Mancha, en España, el cual contiene 50.000 imágenes de bienes muebles, 25.000 fotografías y 200.000 imágenes de bienes arqueológicos. El sistema de navegación es un sistema del tipo hipertexto que en lugar de relacionar textos, relaciona imágenes y carpetas. El sistema funciona en red de área local con un servidor de base de datos de imágenes al que se la ha conectado una Juke-box de discos magnetoópticos.

La aplicación de estas tecnologías para el procesamiento electrónico de los documentos en nuestro medio apenas se está experimentando con un alto grado de atraso respecto a otras regiones del mundo, debido a varios factores, entre ellos, la escasa capacidad de inversión en equipos tecnológicos por parte de las instituciones, además muchas organizaciones aún no han tomado consciencia de la importancia que tiene el preservar y organizar la documentación inherente a sus actividades y, algo muy importante, la falta de un conocimiento práctico y teórico de las posibilidades que ofrecen estas tecnologías, especialmente por parte de archivistas y bibliotecólogos.

Otro factor de gran incidencia es el de la obsolescencia tecnológica, que obliga a las organizaciones, cuando adquieren cierta tecnología, a entrar en un círculo de modernización permanente de sus equipos y aplicaciones, lo que significa grandes inversiones de dinero periódicamente.

CONCLUSIÓN

Las tecnologías digitales ofrecen amplias posibilidades para solucionar los problemas de almacenamiento, proceso y recuperación de la documentación en las unidades de información, así como la optimización de la gestión de los documentos en las organizaciones.

El conocimiento de las potencialidades y desventajas de estas tecnologías es una exigencia para los bibliotecólogos de hoy, pues el apropiado aprovechamiento de estos medios en la gestión de la información documental permitirá una mayor eficiencia en las labores de preservación y difusión de la documentación.

Es importante tener siempre presente que las tecnologías posibilitan ventajas valiosas en el manejo de la documentación, pero estos procesos sólo son efectivos si previamente el bibliotecólogo ha intervenido en el análisis y en la organización adecuada de las colecciones.


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