Informe de participación en el
Taller en Tecnología de Redes Internet
para América Latina y el Caribe, INETí98,
programa "Bibliotecarios en Tecnologías Internet",
promovido por la Internet Society, ENRED y Mercosur,
realizado entre el 13 y el 18 de julio de 1998
en Rio de Janeiro, Brasil.

Intranet: un sistema para la gestión de información

 

Patricio Pastor H.
Universidad de Chile
Sistema de Servicios de Información y Bibliotecas - SISIB


Contenido

Antecedentes
Definición
    Visión Técnica
    Visión Funcional
Por qué usar intranet
    Aglutinar el acceso a la información
    Identificar los flujos de información
    Economizar recursos a la empresa
    Actualizar la información
    Mejorar la Gestión de Recursos Humanos
    Fortalecer la comunicación
    Favorecer y fortalecer los Grupos de Trabajo
A quién beneficia una intranet
Plataformas y elementos de seguridad
    Tipos de intranets
    Dónde y cómo instalar una intranet
        Hardware
        Software
        Recursos Humanos
Conclusiones


Antecedentes

El fenómeno intranet surge a partir de la experiencia exitosa de World Wide Web en el mundo Internet.  De hecho, es una proyección al interior de lo que las organizaciones han colocado a disposición de la comunidad virtual que usa Internet y que han visto las ventajas de contar con una interfaz única para realizar sus procesos administrativos cotidianos.

La primera experiencia de Intranet de que se tenga noticia surge en 1992 cuando ingenieros de Sun MicroSystems ven en el uso del Web una alternativa válida de apoyo a la gestión de sus procesos administrativos.  Posteriormente, Netscape incursiona para indagar qué tan útil puede ser el uso de su producto Navigator como una interfaz común para el acceso de distinto tipo de información de una empresa, con lo que comienza a promocionar esta nueva orientación del Web, y que es aceptado por los administradores de sistemas de información de organizaciones de EEUU.

Inicialmente existía la idea de los beneficios de una intranet, pero no así las herramientas para desarrollar productos que permitieran poner en marcha este nuevo esquema de hacer las cosas al interior de las empresas.  Diversas empresas de software dieron un paso importante encaminado al desarrollo de sistemas para Trabajo en Grupo; Lotus, con su producto Notes, en 1995, coloca de moda el concepto de Groupware y también percibe en el Web un entorno más imparcial y estándar sobre el cual desarrollar sus productos.  Por otra parte, Microsoft reconoce su error estratégico al no priorizar dentro de sus planes de desarrollo la importancia de Internet y las potencialidades que ella ofrece, por lo que cambia su estrategia y complementa sus productos para trabajar de manera "natural" en esta red.  Finalmente Novell, adapta su producto Netware para trabajar más eficientemente en esta línea.  Esta situación, que involucró a tres grandes empresas de software (IBM-Lotus, Microsoft y Novell) dan una clara señal a otras empresas similares para desarrollar productos y servicios orientados al Web, pero de manera especial a intranet.

En la actualidad, la creación de productos para intranet ocupa un alto porcentaje de los recursos de investigación y de desarrollo de las empresas de software.  Las empresas ligadas al hardware, también han potenciado sus productos para trabajar o soportar aplicaciones de Internet e intranet.  Es más, se supone que la mitad de lo que hoy se desarrolla en ambiente Web está orientado a intranet.

La tendencia actual sobre este tema es el desarrollo de intranets valiéndose de lenguajes de programación que permitan extender el uso de HTML.  Nos referimos a los lenguajes Java y ActiveX y C++, los cuales están obteniendo un grado de aceptación progresivo en la industria del software y especialmente con bases de datos y compatibilidad de distintos sistemas operativos.  Todo esto implica ser cuidadosos al momento de definir qué es una intranet.
 

Definición

Visión Técnica

Una definición con enfoque técnico, sostiene que "intranet es un conjunto de Sitios Web que están instalados en la red interna de una institución o empresa y que permiten mostrar datos o documentos a cualquiera de los computadores conectados a ella" (Ryan Bernard, 1996).

Esto es, un computador con categoría de servidor de sitios Web dentro de la empresa, y que alberga información que sólo puede utilizar quien esté definido como usuario válido de la intranet.

Esta definición, siendo válida, es muy similar a lo que entendemos por LAN o WAN, tan sólo sustituyendo el concepto "Sitio Web" por el de "Servidor".

La diferencia radica en el uso de una interfaz común, que es independiente del computador desde el cual el usuario se conecta al servidor, utilizando para ello, ya sea un PC-compatible, una Workstation o un Macintosh.  La interfaz será la misma y el usuario podrá obtener o ingresar información del mismo modo.  De hecho, esta interfaz es un software de interpretación desarrollado para cada sistema operativo y que trae al usuario la información organizada utilizando un lenguaje estandarizado como HTML, Java o ActiveX, sin ser excluyentes entre sí.

La comunicación entre los equipos, independiente de la plataforma utilizada, se realiza sobre un protocolo de comunicaciones estándar como TCP/IP u otro diferente, siempre que todos los equipos que se comuniquen a la intranet utilicen el mismo protocolo.

El concepto de intranet también considera una visión funcional.
 

Visión Funcional

Una definición desde el punto de vista funcional, sostiene que intranet es un sistema para la gestión de información, desarrollado principalmente sobre las potencialidades del mundo World Wide Web, y que es de acceso limitado a la institución o empresa que lo crea o a quien ella autorice.

Bajo esta concepción, la intranet no sólo se desarrolla para quienes trabajan dentro de la empresa, sino también para aquellos que usan servicios de información que esta empresa produce y pone a disposición del usuario externo.  La información se mantiene dentro de la institución; los que trabajan en ella, generan u obtienen datos para su trabajo cotidiano, pero también los clientes pueden acceder a ciertos servicios autorizados.

Hay bancos que tienen sitios Web desde donde es posible obtener el estado de cuenta en su calidad de cliente.  La información del cliente está a resguardo; sólo personal autorizado puede acceder a sus datos, pero también el cliente puede consultar información de su interés usando una clave de acceso otorgada por la institución financiera.  El cliente usa recursos de la intranet, pero no participa ni en la generación ni en la administración de dicha información, y sin embargo, es parte de ella.  De hecho, es posible otorgar al cliente atributos para modificar datos simples como su Dirección, fono o fax, con lo que él también participa en el proceso de generar información en la intranet.

Concluimos que para establecer una intranet, las consideraciones funcionales son tan importantes como las técnicas y que en definitiva, las técnicas están condicionadas a los requerimientos funcionales definidos por la organización.  Esto, porque la concepción de una intranet no sólo considera el uso de cierta tecnología disponible en el mercado, sino también el re-pensar los procesos de generación y administración de los recursos información.

Como todo replanteamiento del proceso, la primera pregunta es por qué.  Es decir, por qué es necesaria una intranet dentro de una institución o empresa.

Por qué usar intranet

El uso de una intranet o más bien la creación de ella, implica pensar de nuevo las cosas que en la empresa se hacen y ver el beneficio de implantar un nuevo esquema.

Aglutinar el acceso a la Información

Una intranet permite aglutinar la información que generan los distintos departamentos o secciones de la organización.  Esto implica la posibilidad de consultar por un dato que puede estar localizado en distintas fuentes de información que la empresa posee.

Por ejemplo, si la empresa es una multitienda y el vendedor quiere saber si hay en stock un producto, la intranet no sólo puede dar información de stock en bodega.  También puede dar:

    *    la situación de bodega de otras sucursales
    *    fecha de próxima entrega de la bodega central
    *    fecha de arribo de próximo embarque desde la aduana con el producto solicitado
    *    producto de similares características al solicitado
    *    precio oferta asignado al producto

Cada dato podría estar en bases de datos distintas, en computadores centrales distintos, e incluso localizados en distintas ciudades o países.

Vemos entonces la ventaja de aglutinar información por sobre la posibilidad de centralizarla.  Al centralizar, todos los datos se almacenan en una máquina con una ruta de acceso.  Si la máquina o la ruta de acceso fallan en ese momento, el vendedor no sabrá el stock y eventualmente perderá la venta.  Además, el centralizar requiere el crecimiento progresivo del computador central y una inversión monetaria sostenida para mantenerlo eficiente.  Es cierto que puede haber más de un equipo con parte de los datos y hacer que éstos converjan en la pantalla del vendedor de manera transparente, pero ello requiere tener, la mayoría de las veces, el mismo tipo de equipo con el mismo tipo de base de datos para lograr un buen resultado.

La distribución de los datos en distintas máquinas permite invertir fuerte sólo en aquellas con información de alta demanda, disponer de distinto tipo de servidores y sistemas operativos con distintos tipos de bases de datos a distintos precios, y lograr obtener de todos ellos el dato necesario en la pantalla del vendedor.  De hecho, muchas de las intranets instaladas hoy en día, han desarrollado un conjunto de rutinas que permiten consultar las bases de datos existentes en la empresa evitando rehacer todo de nuevo.  Esta es una de las ventajas más significativas, no obstante se deba invertir en programación para el bloqueo efectivo de los datos en escritura

Identificar los flujos de información

El uso de una intranet ayuda a identificar quién genera y quién usa la información que maneja la empresa.  Las empresas saben quien produce información útil para su gestión.  Rara vez son capaces de identificar a la persona responsable de la calidad y confiabilidad del dato.  Por otro lado, las quejas de los clientes siempre son vagas al momento de definir cuál parte del servicio que la empresa ofrece no funciona; para él, simplemente se le ofrece un mal servicio.

El uso de intranet, permite una visión concentrada y organizada de los flujos de información, acotando los requerimientos del usuario.  Esto es, determinar el rango de acción de cada grupo de usuarios respecto a qué, cómo, cuándo, desde dónde y sobre qué puede participar de la intranet.  Con esta definición de responsabilidades, el gerente de la empresa podrá saber lo que sucede en términos de flujo de información y apoyar efectivamente aquellos procesos que son débiles.

Economizar recursos a la empresa

Las empresas que sustentan su gestión en sistemas de computación, están conscientes de la importancia y costo que implica el capacitar a su personal en el uso de las aplicaciones computacionales para la producción y control de sus productos y/o servicios.  Esto adquiere vital relevancia en los procesos administrativos y de gestión en los que usualmente el personal utiliza diversos programas con diferentes comandos para el logro de sus funciones.

El uso de una intranet permite economizar recursos de entrenamiento de personal, cuando es capaz de ofrecer una interfaz estandarizada que incorpore y homologue la mayor parte de las aplicaciones computacionales requeridas para la gestión de la empresa.  Esto reduce el número de personas que necesitan tener dominio en el manejo de diversos programas y aplicaciones.  Del mismo modo, reduce el costo de adquisición de licencias para las aplicaciones afectadas por la intranet.

Por otro lado, los costos de papelería en la producción y distribución de instrucciones y documentos necesarios para la gestión, sólo son comparables a los recursos destinados por la misma empresa en papelería destinada a la promoción de sus productos o servicios

La producción de papelería administrativa se reduce con el uso de la intranet porque se fomenta el uso de la red para consultar o comunicar instrucciones necesarias para el trabajo cotidiano.  Como es una red privada, los comunicados que se distribuyen tienen claramente identificado al destinatario y el emisor.  A pesar de esto, sigue válido que este punto dependerá del cambio de mentalidad que se tenga respecto de utilizar el formato electrónico por sobre el tradicional de papel.

Existe también un ahorro en la configuración de los equipos, porque el programa que se instala para acceder a la intranet suele ser uno y las aplicaciones de apoyo (léase plugins, applet, rutinas en Java o ActiveX) se instalan una vez o se descargan automáticamente al computador.  De hecho, los problemas que puedan existir se reducen a pocas alternativas, las que son aprendidas y manejadas correctamente por la unidad de soporte que posee la empresa o la que contrata.

Actualizar la información

La actualización de la información es otra de las razones por la que las intranets son adoptadas en las organizaciones.  El uso de una interfaz que permita a los miembros de la empresa generar y consultar información en tiempo real, otorga credibilidad al proceso administrativo y de gestión de la institución.  Esto también permite dar una imagen corporativa al cliente, por cuanto él percibe que los datos con los que el interlocutor de la empresa trabaja, son actuales y por tanto confiables.

Mejorar la Gestión de Recursos Humanos

Quien administra personal, sabe que el logro de sus objetivos son el resultado de los acuerdos que adquiere con sus subalternos.  Esto es, el acordar con ellos el logro de ciertos objetivos en determinado plazo de tiempo, lo que naturalmente dependerá de ciertas variables de las cuales son responsables ellos mismos y otras personas que también trabajan en la empresa o que tienen una relación con ella.

Al existir una actualización rápida de los datos, el administrador puede mejorar la gestión de sus recursos humanos porque puede monitorear lo que el trabajador de la empresa está haciendo para el logro de los acuerdos definidos.  También el trabajador puede administrar mejor su tiempo porque tiene una noción real del estado de avance de las variables que lo afectan y con ello la oportunidad de sacar el mejor provecho de ellas.

Fortalecer la comunicación

El punto anterior provoca un fortalecimiento de la comunicación en la empresa porque la información se sistematiza y fluye.  Especifica quién, cómo y cuándo corresponde, no dependiendo de subjetividades, sino de los privilegios que el usuario de la intranet tiene respecto de ella.  Estos privilegios son fruto de fronteras previamente definidas por los jefes o gerentes de la empresa.

Favorecer y fortalecer los Grupos de Trabajo

En la organización existen Grupos de Trabajo formales e informales para llevar a cabo sus tareas.  Los primeros son fáciles de identificar, ya que generalmente están ligados a la estructura organizacional de la empresa.  Los segundos son más complejos ya que lo forman personas que se asocian para obtener un beneficio común con la información que pueda generar o recibir de otro miembro de este grupo.  Generalmente no existe una relación formal por cuanto la estructura organizacional de la empresa se complicaría mucho tratando de formalizar dichas relaciones.  Así entonces, surgen sobre la base de acuerdos tomados por la iniciativa propia de quienes lo conforman.

La intranet no sólo permite fomentar y fortalecer la interrelación dentro de los Grupos Formales, sino que también a los sistematizar y fortalecer las interacciones informales por cuanto ofrece la posibilidad de aunar esfuerzos para generar información útil a miembros de la empresa aun cuando no pertenezcan al departamento o sección desde donde se generó dicha información.

Volviendo al ejemplo de la multitienda, el vendedor se puede beneficiar de la aglutinación de datos en la pantalla con información que proviene de distintas bases pertenecientes a distintos departamentos de la empresa.  Si la oferta de venta en cuotas no es atractiva a los clientes, él puede informar de ello a gente de finanzas quienes pueden ver otra forma de crear un crédito.

Esta información difícilmente circula por canales formales, ya que se supone que la función del vendedor es precisamente vender un producto y no informar sobre el grado de aceptación de los precios; este dato lo provee el vendedor a un miembro de su grupo informal quien puede hablar con su grupo formal respecto al tema.

Podemos deducir que la intranet, al sistematizar los flujos de información, posibilita y fortalece la participación e interacción efectiva de los Grupos Formales y por ende dinamiza los procesos de la empresa.

Estas han sido algunas razones por las cuales es útil desarrollar una intranet, veamos ahora quiénes se benefician con esta forma de trabajar.

A quién beneficia una intranet

Una intranet:

· Beneficia a la empresa porque optimiza sus recursos humanos y materiales al ahorrar tiempo y dinero en capacitación, soporte o apoyo técnico y adquisición periódica de software y hardware.  También permite reorientar los procesos que generan información y productos, para que trabajen considerando los intereses de cada parte de la empresa y no sólo los propios.

· Beneficia al cliente con información oportuna y pertinente, fruto de la actualización constante de los datos con que la empresa trabaja y la convergencia de dichos datos mediante una sola interfaz, aunque provengan de distintas fuentes.

· Beneficia a las personas que trabajan en la empresa, porque les permite contar con la información oportuna y confiable que requieren para su trabajo y tienen certeza que la información que generan, contribuye con otros dentro de la organización.  En definitiva, se siente partícipe y comprometido con el proceso.

Plataformas y elementos de seguridad

Conforme vimos en el punto anterior, el nuevo concepto de intranet potencia el área de gestión de una empresa aprovechando la capacidades de infraestructura computacional y conexiones a redes que ella tenga o adquiera para estos propósitos.  En esta parte, nos referiremos a las características y requerimientos de esa infraestructura para su instalación y desarrollo.

Una intranet puede funcionar sobre redes distribuidas o centralizadas de datos, dependiendo de los sistemas operativos que las soporten.  Esto determinará la forma de almacenamiento de datos a que se puede acceder mediante ella.

Existen diversas alternativas para clasificar una intranet, esto determina la existencia de diversos tipos que se describen a continuación.

Tipos de intranets

El parámetro utilizado para su clasificación desde una perspectiva tecnológica, es la capacidad que se le atribuye para ingresar, modificar y consultar datos dentro del sistema.  Bajo este prisma, podemos distinguir dos tipos de intranets: las pasivas y las activas.

Aquellas denominadas pasivas, son interactivas pero no dinámicas, esto quiere decir, que no permiten el acceso a los datos y sólo permiten desplegar información estática en la pantalla.

Por el contrario, las activas son interactivas y son dinámicas, ya que permiten acceso e interacción con los datos por parte del usuario o cliente.

Visto desde una perspectiva funcional, el parámetro de clasificación que se considera es, la función a la que sirve la intranet.  En este caso, encontramos: aquellas que apoyan a la toma de decisiones, control y gestión y, aquellas que apoyan a la parte operativa y administrativa de la empresa.

Las primeras aportan información relevante para el ciclo gerencial de la empresa en sus funciones de decisión, control y gestión.  Las segundas en cambio, sirven con mayor propiedad a las funciones operativas de la empresa.

Dónde y cómo instalar una intranet

En este punto podemos distinguir dos elementos indispensables: hardware y software.
Existe un tercer elemento, quizás el más importante, nos referimos al equipo de personas necesario para la instalación y desarrollo de una intranet.  En este caso, el grupo de especialistas y sus funciones, no es diferente del especificado para el desarrollo de un Web.
 

Hardware:

El equipamiento básico indispensable para instalar una intranet es:

- Servidor de Web (Webserver)
- Conexión a red de datos
- Equipos clientes.

Servidor de Web: se pueden instalar tantos como se requieran para el tipo de intranet que se implemente y considerando la complejidad de los requerimientos del sistema.  Las especificaciones del o de los servidores serán definidas en función del volumen de los datos a ser almacenados, de los requerimientos de memoria de los programas intranet y de los programas del sistema operativo.

Conexión a red interna y/o externa: existe una enorme variedad y tipos de redes.  De sus características, dependerá el tipo de conexión que se establezca con el propio servidor del Web y con otros externos si así se define.  Las más conocidas son las redes en estrella, en anillo o en bus.  De esto dependerá el tipo de cableado y tarjeta de red que se escoja para la conexión.

Equipos clientes: el número se determina en función a la cantidad de puntos de acceso que se requieran para los usuarios de la intranet.  Sin embargo, el número de usuarios permitidos, estará determinado por la capacidad del o de los servidores existentes.  Sus características pueden ser muy heterogéneas.

Software:

Este es quizás el aspecto más novedoso para los especialistas que desean incursionar en el tema.  En este rubro es necesario contar con los siguientes elementos de software:

- Sistema operativo de los servidores y de los clientes
- Protocolos de comunicación
- Software de seguridad
- Software para desarrollo
- Software intérprete para la intranet (Browser)

Sistema operativo: es necesario distinguir dos tipos de sistemas operativos: el del sistema administrador de red y el del sistema cliente.  Es preciso aclarar que una red no siempre se vale de un servidor para funcionar, pero no es el caso de la intranet.

Protocolos de comunicación: se necesita un software que establezca la comunicación entre los distintos elementos existentes en una red, sean estos clientes y/o servidores.  El protocolo que rige la mayoría de las intranets es el TCP/IP.

Software de seguridad: estos programas pueden operar antes, durante o después de la comunicación a la red.  Así también pueden ser instalados sobre la misma máquina que soporta el Web o en otros servidores de la red.  Un elemento de seguridad es aquel que tiene el rol de policía local respecto de las comunicaciones que recibe el servidor de Web.  Se conocen con el nombre de Firewall o corta-fuegos y también existen los Proxies, que en este caso, actúan como detectores del tráfico que tiene el servidor de la red.

Software para desarrollo: existe una gran variedad de ellos, dependiendo del ambiente en que se vaya a desarrollar la aplicación, y no del ambiente en que se vaya a usar la aplicación.

Cualquier editor de texto puede servir como editor de HTML, lo que significa que sirve para programar en la mayoría de los lenguajes del mundo Web.

Sin embargo, cabe señalar que la industria de software ha puesto, en los últimos años, un énfasis especial en el construcción de software para desarrollo de productos Web integrados, de una manera muy fácil y rápida.  De hecho, estos programas no tienen como requisito el dominio del programador de un lenguaje específico para estos propósitos, tal como HTML.  Incluso, los últimos programas aparecidos en el mercado, apuntan además a facilitar la programación de la conectividad de Web, con Bases de Datos.

Es importante señalar que el uso de estos nuevos programas, también requiere de mayor potencia del hardware y software del equipo para el desarrollo del sistema.  Nos referimos a memoria, cantidad de instrucciones permitidas y velocidad para ejecutarlas.

Cualquiera que sea el programa que se utilice para generar Webs, las opciones de lenguaje base para su desarrollo son los mismos.  Entre ellos tenemos: HTML, Java, ActiveX, Lenguaje C y otros.

No es la misma situación respecto a selección de los programas comerciales creados específicamente para estos propósitos.  En este caso, la aplicación seleccionada depende del ambiente operativo del equipo destinado para la programación del Web. (PC, Mac o Unix)

Algunos de los programas más conocidos para estos propósitos son:

- Front Page, Microsoft (PC)
- Page Mill Adobe/Acrobat. (PC y Mac)
- Aolpress, American On-line (PC)
- lnterDev, Microsoft (PC)
- Merchant, Commerciant, Studio, todos estos de Microsoft (PC)

Por otra parte, existen programas comerciales que inicialmente se han desarrollado para otras aplicaciones, pero que se han readaptado para el mundo Web.  Es el caso de: Microsoft Office, Visual Basic, Visual Fox Pro, entre otros.

También existe la posibilidad de transformar algún documento elaborado en determinados programas o aplicaciones y utilizar los denominados "conversores de HTML" que en general, son gratis por el período de prueba.

Entre los programas de desarrollo también existen aplicaciones complementarias, tales como: editores de video, de sonido, de animación etc., que sirven para desarrollar estas aplicaciones e introducirlas en el Web para uso del cliente.

Así como existen estas aplicaciones para desarrollo y el cliente, también existen otras de uso exclusivo para el cliente.

Software intérprete (Browser): son programas que permiten navegar (revisar y visualizar) los distintos Webs o sistemas de información existentes en la red local (intranet) o en Internet.  Tienen la ventaja de realizar esta función de una manera exhaustiva, fácil, amistosa y dinámica.  Los más conocidos son:

Netscape Navigator (ocupa el 70% del mercado de Browsers)
Internet Explorer (el 28%)
Mosaic (2%)

Existen otros menos conocidos y de menor calidad.  Estos programas también permiten al usuario activar o desactivar aplicaciones específicas que atentan contra la seguridad de su propio equipo.  Permite además, configurar el programa para poder acceder a otros servicios activos en la red, entre ellos: correo electrónico, FTP, News, Telnet y otros.  Otras funciones definidas en el Browser es que permite: imprimir, grabar, copiar, etc, desde cualquier servidor remoto.

Recursos Humanos

El grupo de personas requerido para el desarrollo de una intranet, es similar al requerido para el desarrollo de un Web.

Conclusiones

Ciertamente intranet es una forma de hacer las cosas que ha llegado para quedarse.  No es un concepto que debe ligarse ligeramente a algún tipo de tecnología, sino más bien debe ser asociado a un nuevo modo de hacer las cosas en la empresa.  Implica el replantearse los objetivos que se pretende al administrar la información que la empresa maneja en su proceso productivo; implica comprender que el objetivo es identificar a la información como el elemento básico del éxito o fracaso de la empresa.

Intranet es una oportunidad de aminorar la preponderancia dada a los problemas de conectividad y compatibilidad, y abocarse al proceso productivo que da beneficio a la organización. Intranet es una clave para el logro de la calidad total de los productos o servicios que la empresa ofrece a sus clientes; porque el objetivo respecto de la calidad total no se controla sino más bien se produce.


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Groupware:
Se entiende como Groupware aquel software que desarrolla el concepto de Trabajo en Grupo en donde los diversos productos tales como Procesador de Textos, Planilla Electrónica, Correo electrónico e incluso administradores de bases de datos convergen en torno al trabajo cooperativo a través de una red de datos.
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